Phòng Hành chính - Tổng hợp

THÔNG TIN CHUNG

- Địa chỉ: Tầng 1 - Nhà A1 - Trường Cao đẳng Sư phạm Hòa Bình

- Điện thoại: (+84)02183.858.245

- Email: 

I. Chức năng, nhiệm vụ

a) Vị trí, chức năng

 a1. Vị trí: Là đơn vị hành chính, trực thuộc Trường Cao đẳng Sư phạm Hòa Bình, hoạt động theo quy định của Điều lệ trường Cao đẳng và các quy định của pháp luật hiện hành.

 a2. Chức năng: Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được Hiệu trưởng giao, cụ thể như sau:

- Công tác hành chính: quản lý về các công việc liên quan đến đất đai, cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị; Thư viện; Quản trị mạng thông tin, liên lạc; các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân; công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền; công tác y tế trường học, vệ sinh môi trường; An ninh, trật tự, phòng học, giảng đường, nhà làm việc, nhà khách; KTX

- Công tác tổng hợp: Tổng hợp kế hoạch hằng năm của các đơn vị; tổng hợp chế độ thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ, thông tin thư viện; lễ tân; công tác thi đua khen thưởng của cán bộ, giáo viên và nhân viên; Công tác bảo hiểm của cán bộ, giáo viên và nhân viên

b) Nhiệm vụ và quyền hạn 

b1. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; phục vụ, lễ tân, tạp vụ, bao gồm:

- Ban hành các văn bản của Trường theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, giấy triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng;

- Sao các văn bản của Nhà trường ban hành liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng; sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của Nhà trường theo yêu cầu của lãnh đạo;

- Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép;

- Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị, các cá nhân; theo dõi và báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị;

- Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi;

- Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, dấu của các đơn vị trong Trường và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước.

- Thực hiện chương trình cải cách hành chính;

- Thực hiện nhiệm vụ công tác quản trị, bảo quản tài sản công; quản lý cơ sở vật chất của nhà trường; phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai sửa chữa, cải tạo, đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ giảng dạy, làm việc, học tập và nghiên cứu khoa học;

- Tiếp nhận, cấp phát, bảo quản thiết bị, giảng đường, phòng học, sửa chữa nhà ở, máy móc, điều hành các phòng học, phòng làm việc, quản lý hệ thống điện, nước, xe ô tô (nếu có);

- Quản lý hoạt động dịch vụ: Hợp đồng dịch vụ trông giữ xe ô tô, xe máy, xe đạp; quán khởi nghiệp Sinh viên; thuê và cho thuê các dịch vụ phục vụ các hoạt động của nhà trường; quản lý KTX;

- Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với nhà trường;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất; trang trí khánh tiết phục vụ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng và học tập chung của nhà trường;

- Hợp đồng với các đơn vị vận tải đưa đón cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong trường đi công tác, nghiên cứu, thực tập, thực địa; hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu phê duyệt;

- Tổ chức lao động thường xuyên đối với học sinh, sinh viên.

b2. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác an ninh trật tự, bao gồm:

- Ký kết quy chế phối hợp giữa nhà trường với các đơn vị liên quan (công an phường, trạm y tế….);  hợp đồng bảo vệ cơ quan định kỳ, năm;

- Thực hiện quy chế phối hợp, hợp đồng bảo vệ với nhà trường, đảm bảo an toàn về người, tài sản của nhà trường;

- Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của nhà trường trong những ngày nghỉ lễ; tết theo quy định của các cơ quan chức năng.

b3. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác y tế học đường, bao gồm:

- Đảm bảo phục vụ những vấn đề liên quan đến sức khoẻ cho cán bộ, viên chức, HSSV; thực hiện công tác chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ;

- Tuyên truyền, vận đông, hỗ trợ làm các chế độ liên quan đến bảo hiểm thân thể, Bảo hiểm y tế của cán bộ viên chức và HSSV;

- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh lớp học, vệ sinh phòng bệnh, công tác ATVSTP.

b4. Phối hợp với giảng viên phụ trách công nghệ thông tin trong việc tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác quản trị mạng, bao gồm:

- Nghiên cứu, xây dựng và ứng dụng các chương trình công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn, nghiệp vụ, công tác quản lý khác có liên quan CNTT;

- Tổ chức thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý; xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu của hệ thống; cung cấp các số liệu tổng hợp và phân tích theo yêu cầu quản lý của ngành;

-  Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ sử dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị trực thuộc;

- Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả thiết bị và các chương trình hệ thống công nghệ thông tin; đề xuất việc sửa chữa, mua sắm, thanh lý các thiết bị công nghệ thông tin;

- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ “Quản trị mạng”; chủ trì phối hợp với các đơn vị trực thuộc tổ chức quản lý, vận hành và đảm bảo an toàn các cơ sở dữ liệu, an ninh mạng máy tính trong nhà trường;

- Quản lý, sử dụng phòng thực hành tin học;

b5. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác thư viện, bao gồm:

- Phục vụ cho các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của nhà trường;

- Tham mưu đề xuất mua sắm sách, tạp chí, giáo trình, tài liệu tham khảo... bảo quản kho sách và cơ sở vật chất của thư viện;

- Quản lý việc sử dụng kho sách của trường. Lập kế hoạch mua sắm, bổ sung số lượng sách, giáo trình, tài liệu tham khảo, phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập;

- Bố trí sắp xếp giáo trình, tài liệu tham khảo, tạp chí, sách, báo khoa học;

- Bảo quản kho sách và tài liệu tham khảo. Thường xuyên thông báo sách mới cho cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên nhằm phục vụ tối đa yêu cầu về giảng dạy và học tập;

- Phối hợp với các khoa, tổ, tham mưu cho lãnh đạo trường về bổ sung số lượng sách theo nhu cầu học tập của sinh viên và giảng dạy của giảng viên;

- Phục vụ việc cho mượn sách báo, tạp chí cho sinh viên và giảng viên, phục vụ công tác bạn đọc trên tinh thần đảm bảo yêu cầu về học tập của sinh viên và giảng dạy của giảng viên;

- Chịu trách nhiệm quản lý kho sách, báo, tạp chí và cơ sở vật chất của thư viện trường.

b6. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổng hợp, bao gồm:

- Tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch hằng tuần, tháng của các đơn vị trực thuộc; dự kiến kế hoạch thực hiện nhiệm vụ tháng kế tiếp;

- Xây dựng các kế hoạch liên quan đến việc thực hiện chức năng của phòng;

- Thực hiện chế độ báo cáo cấp có thẩm quyền những công việc, lĩnh vực liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng (công tác, hành chính tổng hợp, an ninh trật tự, cơ sở vật chất, trang thiết bị giảng dạy … ); báo cáo tháng/quý/năm học của nhà trường;

- Theo dõi, làm tốt công tác thông tin giữa nhà trường và các đơn vị trong trường, giữa nhà trường với cấp trên và các cơ quan ngoài trường;

- Phối hợp với các tổ chức chính trị -xã hội như: Công Đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội sinh viên, Hội chữ thập đỏ, các hội trong thực hiện nhiệm vụ, cũng như các chính sách liên quan đến cán bộ, viên chức, học sinh, sinh viên trong nhà trường.

b7. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng, bao gồm:

- Tổ chức thực hiện Luật Thi đua - Khen thưởng và các văn bản hướng dẫn;

- Thường trực Hội đồng thi đua nhà trường; xây dựng kế hoạch, chương trình các phong trào thi đua;

- Thu nhận và xử lý hồ sơ xét duyệt các danh hiệu thi đua, khen thưởng, các ý kiến phản ánh, đề xuất các hoạt động trong công tác thi đua của nhà trường;

- Hoàn thiện hồ sơ, văn bản trình Hiệu trưởng quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân;

- Chủ trì, tham gia các hoạt động của Khối thi đua các Trường chuyên nghiệp và dạy nghề trên địa bàn tỉnh để tham mưu cho Hiệu trưởng tham gia các hoạt động của Khối Thi đua.

b 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

c) Cơ cấu tổ chức

c1. Lãnh đạo phòng

- Trưởng phòng; từ 01 đến 02 phó Trưởng phòng;

- Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng:

+ Tham mưu về những vấn đề thuộc các chức năng, nhiệm vụ của phòng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về tổ chức, triển khai  các nhiệm vụ được phân công;

+ Quản lý, phân công nhiệm vụ cho viên chức của phòng;

+ Quản lý viên chức, cơ sở vật chất tài sản thuộc phòng; xây dựng cơ chế phối hợp với các khoa, tổ bộ môn, các phòng ban khác trong các lĩnh vực công tác có liên quan;

+ Được kí thừa lệnh Hiệu trưởng các văn bản trong một số văn bản nội bộ liên quan đến nhiệm vụ về hành chính; tổng hợp;

- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Trưởng phòng:

Tham mưu, đề xuất ý kiến giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm điều hành các nhiệm vụ do Trưởng phòng phân công.

c2. Viên chức, nhân viên

- Bộ phận Hành chính - Tổng hợp: 10 -12 người;

- Bộ phận Thư viện: 03 - 05 người; có tối thiểu 03 người làm công tác thư viện đúng chuyên ngành đào tạo;

- Viên chức, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ của phòng, được Trưởng phòng trực tiếp phân công; thực hiện các quyền và nghĩa vụ, nhiệm vụ khác của viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, viên chức của phòng, nếu là giảng viên thì phải thực hiện các nhiệm vụ giáo dục, đào tạo học sinh, sinh viên theo quy chế, điều lệ; thực hiện các nhiệm vụ theo hướng dẫn thực hiện Thông tư 36 về quy định chế độ làm việc đối với giảng viên; thực hiện các nghĩa vụ của cán bộ, viên chức trong quy chế chuyên môn, các quyền và nghĩa vụ, nhiệm vụ khác của viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành.

II. Cơ cấu tổ chức

TT	Ảnh Đại diện	Họ và tên	Chức vụ	Trình độ chuyên môn	Điện thoại	Email
1		Lê Thị Hồng Hải	Trưởng phòng	Cử nhân, chuyên ngành Y tế công cộng
2		Nguyễn Thị Bích Ngọc	Phó Trưởng phòng	Thạc sĩ, chuyên ngành Vật lý
3		Nguyễn Thành Hưng	Phó trưởng phòng	Thạc sĩ, chuyên ngành Triết học
4		Bùi Tiến Dũng	Giảng viên	Cử nhân, chuyên ngành Thư viện- Thông tin
5		Đinh Thị Sinh	Nhân viên	Trung cấp Y tế
6		Bùi Thị Nguyệt	Nhân viên	Trung cấp Hành chính- Văn thư
7		Quách Mạnh Chuyển	Lái xe	Cử nhân, chuyên ngành Công nghệ thông tin
8		Bùi Văn Thân	Lái xe	Cử nhân cao đẳng, chuyên ngành SP Âm nhạc
9		Lê Hồng Hảo	Thư viện	Cử nhân ngành Thư viện
10		Nguyễn Thị An	Thư viện	Cử nhân ngành Thư viện
11		Hoàng Thu Thuỷ	Thư viện	Cử nhân ngành Thư viện
12		Nguyễn Xuân Huy	Nhân viên hợp đồng	Cử nhân cao đẳng, chuyên ngành Văn hóa Du lịch
13		Nguyễn Thị Lan	Nhân viên hợp đồng

Twitter